【個人起業家FAQ：2】契約の途中解約で返金をする際の注意点と対応例

自分の受講生さんから「思っていたのと違うので、受講した1ヶ月分を除いて途中解約したい」と言われ、 第三者を呼ぶなども言われました。トークの技もないので、 快く解約を受け、お相手の希望どおりに すぐに5ヶ月分の返金手続きもしました。
そうしたら、「契約書も送ってください」と連絡が来たのですが、どうしたら良いでしょうか。この方とは契約書を交わしていませんでした。 対処方法のアドバイスをお願い致します

個人起業家さんからのよくあるご質問に、私が学んできたことを踏まえてまとめました。

【契約解除・返金前に】まずは話し合いで解決できるか試みる

質問者様はすでに返金をしてしまったとのことですが、今後同じようなことが起こった場合は、解約・返金前にまずは以下の３つのステップで話し合いを行いましょう。

1. 文章でのやり取りだけで終わらせずに、Zoomや直接お会いしてお話をする
2. 相手の話に真摯に耳を傾け、こちらの話も落ち着いて聞いてもらえる雰囲気をつくる
3. お互いが冷静な状態で納得ができる第3の解決策を一緒に探すことができるか聞く

【個人起業家FAQ：1】お客様が契約解除したいと言ってきたときの３つの対応ステップ

契約書を結んでいない場合、返金後・契約解除後の契約書の送付手続きは不要

ご質問者様のように契約書を結んでいなかった場合は、わざわざ解約後・返金後に契約書を結び直す必要はありません。

「今回は最初に契約書をしっかりと結んでおらず、申し訳ありません」というお詫びは必要ですが、契約書の改めての送付手続きは不要です。

返金をする前にしておくべき３つのこと

最後に、実際に返金をする前にお客様に約束してもらう３つのことを見ていきましょう。

1. 今回の返金は特別措置のため口外しないことを約束してもらう

簡単に返金してもらえる、すぐ解除ができると他のお客様に思われてしまわないように、今回の返金の件はあくまでも特別な措置のため他の人に口外しないことを約束してもらいましょう。

2. 返金が完了しているということを一筆書いてもらい、これ以上の返金の請求もしないことを約束してもらう

返金が完了した場合は、領収したという内容を一筆書いてもらい、さらにこれ以上の請求もしないことを約束してもらいましょう。

質問者様の場合、受講済みの1ヶ月分を後になって請求してこないように、こちらもお客様に一筆書いて約束してもらうと安心です。

3. この返金手続きをもって、双方の契約関係と債務関係は一切ないことを約束してもらう

これ以上のトラブルや揉め事を防ぐために、この返金手続きが完了したら、双方の契約関係も債務関係も一切なくなるということを理解・約束してもらいましょう。

まとめ

解約、返金の件でクレームやトラブルが起きた時、基本的にやる事は以下の2つです。

1. リカバリー（問題を大きくしないために、すぐに処理すること）
2. 再発防止（今後、同じことが起きない為の改善策）

この2つを、誠実かつ丁寧にスピードを持って行うことが大切です。

それでも解決が難しい場合は、プロの力を借りることもできます。弁護士さんに相談することで、解決策が見つかることもあるので、一人で抱え込まないでくださいね。